Budget vacanze: strategie per organizzare, ottimizzare, controllare e rispettare il budget durante un viaggio

Se non sei pratico sulla gestione delle finanze in viaggio, questo è l’articolo che fa per te. Ti aiuteremo a creare e controllare il tuo budget vacanze grazie a diversi metodi e con l’aiuto di apposite app. Viaggiare senza perdere il controllo delle proprie finanze non è mai stato così semplice!

Stai già pensando alla tua prossima avventura? In questo articolo ti daremo una mano a pianificare e rispettare il tuo budget vacanze in modo pratico e senza stress, utilizzando strategie appropriate e con l’ausilio di appositi tool che ti faciliteranno molto la vita durante la vacanza e ti aiuteranno a risparmiare nel corso del tuo viaggio

Prima di iniziare, dovresti chiederti quanti soldi puoi spendere per il tuo viaggio.

Sii onesto con te stesso e stabilisci una cifra realistica: questo diventerà il tuo limite di spesa. Dopodiché, con il nostro aiuto ti guideremo nella creazione di un budget dettagliato, includendo tutte le voci di spesa previste. Avrai così un preventivo affidabile da seguire durante il viaggio. 

Come stimare, definire e organizzare il budget vacanze? 

come definire il budget vacanze

Ritrovarsi senza soldi prima che una vacanza sia terminata è sicuramente un’eventualità da evitare a tutti i costi. Ammettiamolo: i budget possono essere noiosi da pianificare, ma sono necessari al processo di preparazione del viaggio. 

Ci sono così tanti aspetti da considerare quando si pianifica un budget che all’inizio potresti sentirti sopraffatto, ma non temere: ti aiuteremo noi passo per passo, rendendola un’attività semplice e perfino piacevole, in grado di eliminare una grande quantità di stress quando avrai raggiunto la destinazione prescelta. 

La chiave per creare un budget di viaggio di successo è esaminare ogni categoria di spesa e cercare di elaborare stime realistiche dei costi. Non saltare questo passaggio, indipendentemente dal tipo di viaggio che stai pianificando, e soprattutto se stai organizzando il viaggio da solo.  

Munisciti del tuo taccuino preferito, o in alternativa di un foglio excel, e prenditi il tempo per pensare a ciascuna delle spese che dovrai affrontare, imprevisti inclusi. Sei pronto? Compila le seguenti voci di spesa per definire il tuo budget vacanze in modo preciso e ordinato.

  • Alloggio. Che tu preferisca un ostello, un accogliente hotel o un affittuario appartamento, è importante valutarne il costo. Confronta i principali siti e app di prenotazioni, come Booking.com, Airbnb e Hostelworld, prendendo in considerazione costi e benefici. 

  • Trasporti. Non limitarti a considerare solo il prezzo del biglietto aereo, ma informati sul costo dei taxi e dei mezzi pubblici della destinazione, oltre che di eventuali spostamenti durante la vacanza se è organizzata in modalità “itinerante”. Per i viaggi in auto, il punto di riferimento migliore è via Michelin. 

  • Cibo e bevande. Decidi se preferisci mangiare spesso al ristorante, esplorare il cibo di strada o risparmiare cucinando da solo. Puoi verificare i costi medi di un pasto al ristorante o dei prodotti del supermercato di qualsiasi città del mondo utilizzando il sito di Numbeo. 

  • Esperienze turistiche. Considera i costi per le attrazioni, i tour organizzati e le guide turistiche; pianifica in anticipo le attività che ti interessano e includile nel tuo budget totale.

  • Assicurazione di viaggio. Se stai viaggiando all’estero, fa’ in modo di procurarti un’assicurazione sanitaria adeguata, soprattutto se prevedi attività avventurose. Confronta le diverse opzioni disponibili e assicurati di avere una copertura sufficiente.

  • Spese amministrative. Alcune destinazioni richiedono visti e spese consolari aggiuntive. Considera queste spese nel tuo budget per evitare sorprese spiacevoli.

  • Acquisti e souvenir. Pianifica di mettere da parte una parte del tuo budget per gli eventuali acquisti. Fai una stima realistica di quanto vuoi spendere e di cosa desideri portare a casa dal tuo viaggio.

  • Biglietti di musei, concerti ed eventi di ogni tipo a cui sei interessato. 

  • Eventuali imprevisti. Aggiungi un buon 20% al totale del budget vacanze per coprire le spese di possibili furti o smarrimenti, o per avere qualcosa da parte nel caso di attività ed escursioni non pianificate a cui desideri partecipare.

Oltre al già citato Numbeo, puoi aiutarti nel calcolo del budget con altri due tool utilissimi: il primo è il sito di Dove e quando, che calcola il costo della vita medio in qualsiasi paese; il secondo è Budget your trip. Provali entrambi per scoprire quale preferisci. Sono entrambi facilissimi da usare e saranno per te una sorta di assistente virtuale nel corso della compilazione del budget vacanze, semplificando e velocizzando i tuoi conti. 

Come controllare e gestire il budget vacanze durante il viaggio? 

Ora hai stabilito il tuo budget vacanze, magari anche suddiviso giorno per giorno, considerando tutti i costi elencati. Ottimo lavoro! Per gestirlo senza stress, ci sono diverse strategie possibili che ti consentiranno di annotare giorno per giorno quanto spendi, mantenendo tutto sotto controllo. 

Scegli il metodo più adatto alla tua personalità e al tuo mindset e vedrai che sarà un gioco da ragazzi! 

Utilizza un taccuino

Utilizzare carta e penna per annotare le spese durante il viaggio è un’ottima scelta per chi preferisce un approccio più tangibile e un taccuino fisico, senza l’uso di dispositivi digitali. Come prima cosa, scegli un taccuino comodo da portare con te e abbastanza resistente per l’uso quotidiano; può essere pratico sceglierne uno a quadretti o magari con la carta già prestampata in formato di elenco. 

Dedica alcune pagine esclusivamente alle spese e identificale chiaramente, annotando data e ora di ogni spesa per tenere traccia delle abitudini e rispettare il budget vacanze. Registra ogni spesa in dettaglio: importo, descrizione e, se vuoi, categoria, e segna anche il metodo di pagamento utilizzato. Se possibile, incolla gli scontrini nel taccuino accanto alla voce di spesa corrispondente. 

Ricordati di aggiorna regolarmente le tue uscite e calcola il totale giornaliero, aggiungendo (se ti è utile) note personali o riflessioni sulle spese fatte. Infine, se viaggi con altre persone, crea una sezione per le spese condivise e annota chi ha pagato cosa per semplificare la divisione delle spese alla fine della vacanza.

Crea un file Excel

Preferisci annotare le tue spese di viaggio in autonomia, ma evitando carta e penna? Crea un file Excel sul tuo smartphone (o, se possibile, preferibilmente sul tuo tablet), creando delle colonne con la voce di spesa, data e ora, importo ed eventuali annotazioni, un po’ come ti abbiamo suggerito di procedere con il taccuino.

Un vantaggio del file Excel è che puoi creare un documento condiviso con i tuoi compagni di viaggio, in modo che tutti possano modificarlo aggiungendo le loro uscite in denaro e i loro commenti. È sufficiente cliccare in alto a destra, scegliere l’opzione “condividi” e aggiungere l’indirizzo email degli altri: unire le forze per rispettare il budget vacanze in questo modo sarà davvero semplice.

Utilizza applicazioni per gestire il budget vacanze

Se non vuoi annotare manualmente le spese di viaggio o utilizzare Excel, ci sono delle app fantastiche che possono farti risparmiare tempo e semplificare il processo. Queste app sono state appositamente create per aiutare a tenere traccia delle spese e a rispettare il budget di viaggio. Puoi trovarne molte disponibili sia per dispositivi iOS che Android. 

Tutto quello che devi fare è scaricarle sul tuo smartphone, inserire le informazioni sulle tue spese e l’app farà il resto del lavoro per te. Alcune, come vedremo tra poco, offrono anche funzionalità extra come la conversione valutaria, la scansione degli scontrini e la generazione di report dettagliati. Scegli quella che si adatta meglio alle tue esigenze e vedrai quanto sarà facile gestire il tuo budget vacanze!

  • TravelSpend – Questa app (gratuita nella versione base e a pagamento in quella Premium) è uno strumento semplicemente fantastico per registrare le tue spese mentre sei in viaggio. L’interfaccia è estremamente user friendly ed è dotata di una grafica semplice e accattivante che a noi piace davvero tanto. 

    Il primo step è “creare” il tuo viaggio, aggiungendo le date, dandogli un titolo e, se vuoi, un’immagine di sfondo tra le varie a disposizione. Da lì, potrai tenere traccia del tuo budget vacanze inserendo via via le spese effettuate, con la possibilità di inserirle in categorie (voli, trasporti, alloggio, ristoranti, commissioni bancarie, escursioni, intrattenimento, lavanderia…). 

    Oltre alle spese puoi registrare le entrate: che tu sia un dipendente o un lavoratore autonomo (o magari un nomade digitale), se lo desideri puoi aggiungere anche il denaro in entrata, quello che ti consente di ammortizzare o addirittura coprire le spese del viaggio attuale. Potrai visualizzare in ogni momento entrate e uscite per categorie in un grafico a torta di diversi colori, molto intuitivo.  

    TravelSpend funziona anche offline e ha un’altra fantastica funzione: ti permette di convertire le spese in tutte le valute estere; non dovrai contemporaneamente fare uso di un app convertitore di valuta. Infine, puoi sincronizzarlo con chi viaggia con te per condividere insieme la gestione del budget in modo efficace e semplice.     
  • Splitwise – Questo tool è ottimo per dividere le spese di viaggio con gli amici. Il concetto di base è simile a quello di TravelSpend, e anche in questo caso avrai a disposizione una versione gratuita, in grado di tracciare tutte le spese per categorie, dividerle con gli amici, registrare crediti e debiti con i compagni d’avventura, utilizzare diverse valute (oltre 100) e sincronizzare tutto con iCloud. 

    D’altro canto, se vuoi acquistare la versione a pagamento, avrai anche accesso ad altre funzioni di grande comodità, come la conversione valuta e la possibilità di allegare scontrini, oltre che di visualizzare graficamente la tua situazione finanziaria. La versione Pro ha anche il vantaggio di eliminare le pubblicità. 
  • Wanderlog – Wanderlog, l’app che si presenta con You will never travel without our trip planner again, è uno strumento completo non solo per rispettare il budget vacanze, ma anche per pianificare accuratamente il viaggio in modo dettagliato, inserendo biglietti aerei, itinerari e prenotazioni di hotel. In pratica, potrai fare tutto con un’unica app. 

    Purtroppo Wanderlog ha un prezzo più elevato rispetto alle altre app di questa categoria; a fronte di una versione gratuita che non supporta moltissime funzioni, diventa praticamente necessario passare a quella a pagamento. L’abbonamento annuale dà accesso a una serie di funzioni fantastiche; tuttavia, se viaggi solo due o tre settimane l’anno, Wanderlog potrebbe per questo motivo non essere la soluzione più adatta per te. 

    Oltre al tracciamento spese e alla condivisione con i tuoi compagni di viaggio, l’app permette di creare checklist (per esempio: cosa mettere in valigia, elenco di attrazioni da visitare…), aggiungere località da siti e blog (come Lonely Planet o Tripadvisor) senza dover uscire da Wanderlog e ottenere suggerimenti personalizzati in base ai tuoi gusti e alla tua posizione geografica. 

    Se sei una persona che viaggia a lungo, o comunque diverse volte l’anno, questa app è una delle soluzioni migliori per pianificare il viaggio fin nei minimi dettagli, scoprire nuove mete e soprattutto  aiutare te e i tuoi amici o familiari a rispettare il budget vacanze in modo piacevole e con poco sforzo.   

Come ottimizzare il budget vacanze? 

gestire spere e budget per la vacanza

Hai scelto il tuo metodo preferito di gestione delle spese di viaggio?

Qualsiasi sia la tua scelta, assicurati di essere preciso: non vorrai certamente sforare il tetto di spesa che ti sei prefissato. Se il tuo budget vacanze non è molto alto, vogliamo aiutarti concludendo l’articolo con qualche piccolo suggerimento su come ottimizzarlo. 

Prima di ottimizzare e massimizzare il budget per le tue vacanze però, devi imparare a risparmiare prima della partenza. Partire a tasche vuote, non è un’opzione, e può rivelarsi rischioso. Scopri come mettere da parte i soldi per un viaggio, così da iniziare la tua avventura con un “cuscinetto” che ti permetta di partire in totale serenità e, perché no, toglierti anche qualche sfizio.

Una volta che avrai messo via un gruzzoletto e sarai finalmente in viaggio, ecco una serie di consigli utili per rispamiare e ottimizzare il tuo budget vacanze.

  1. Viaggiare fuori stagione può risparmiare molto sul budget vacanze. Pianifica attentamente sia i periodi di picco delle partenze dall’Italia che la bassa e l’alta stagione della tua destinazione, così da poter scegliere il momento più adatto per partire.

  1. Risparmia sul biglietto aereo utilizzando siti comparatori di voli, scegliendo date infrasettimanali e orari meno popolari. Considera anche voli con più scali e viaggia con solo bagaglio a mano per semplificarti la vita tra uno scalo e l’altro. 

  1. Viaggia con solo bagaglio a mano anche per risparmiare sul costo del bagaglio da stiva. Il trucco è sfruttare al meglio lo spazio della tua valigia con capi versatili e compatti, per non appesantire il tuo budget vacanze con la tariffa del bagaglio da stiva.

  1. Risparmia sull’alloggio scegliendo ostelli, stanze in affitto o facendo uno scambio casa. Utilizza piattaforme online per trovare opzioni convenienti e adatte alle tue esigenze di spesa.

  1. Puoi anche risparmiare sul cibo facendo la spesa al supermercato locale e optando per lo street food o ristoranti frequentati dalla gente del posto. 

  1. Risparmia sulle escursioni e attività scegliendo opzioni gratuite o poco conosciute, chiedendo consigli ai locali e cercando sconti online. Le attrazioni off the beaten path sono altrettanto affascinanti delle più celebri, e spesso sono gratuite.

  1. Risparmia sui trasporti locali utilizzando mezzi pubblici, biciclette o servizi di ridesharing. Evita dipendere esclusivamente dai taxi per non sforare il tuo budget vacanze.

  1. Gestisci al meglio i tuoi soldi all’estero utilizzando carte di debito o credito con commissioni ridotte, cambiando valuta in luoghi convenienti e considerando alternative come carte prepagate o servizi online di trasferimento di denaro.

Ci auguriamo che tu abbia trovato utili i consigli sulla gestione delle spese di viaggio e la pianificazione del budget per le vacanze! È importante potersi godere l’itinerario senza stress finanziario e avere tutti gli strumenti necessari per farlo è fondamentale. Che tu stia pianificando una vacanza rilassante in spiaggia o un’avventura emozionante all’estero, una buona gestione del budget ti permetterà di vivere al massimo ogni esperienza.

Ricorda di fare un bilancio delle spese in anticipo, tenere traccia delle spese durante il viaggio e cercare opportunità per risparmiare senza rinunciare al divertimento. Ci auguriamo che il tuo prossimo viaggio sia pieno di meravigliose scoperte e momenti memorabili. 

Buon viaggio e che sia un’avventura indimenticabile!

Picture of Chiara Imbriani

Chiara Imbriani

Viaggiatrice, nomade digitale, musicista classica e web writer, è laureata al Conservatorio di Brescia e all’Università degli Studi di Pavia. Abituata ai viaggi fin dalla più tenera età, ha fatto suo il famoso motto di Isabelle Eberhardt: “A nomad I will remain for life”, e si è ben presto trasformata in un’esploratrice incallita, con il desiderio sempre vivo di coinvolgere tutti nelle sue splendide avventure.

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